Kundkännedom - vad är det och hur fungerar det?

Finansiella institutioner är idag mer sårbara än någonsin för finansiella brott såsom bedrägeri, penningtvätt och finansiering av terrorism. Anledningarna är många, men ökad digitalisering, avancerad teknik samt nya tillämpningsmetoder, är verktyg som har möjliggjort en ökad finansiell brottslighet som sprider sig snabbt över landsgränserna. Vikten av kundkännedom är en central för att hjälpa institutioner att effektivt förebygga och bekämpa finansiell brottslighet. 

Vad är kundkännedom? 

Kundkännedom är en viktig komponent för att bekämpa penningtvätt och terrorfinansiering. Inom kundkännedom finns en rad processer och riktlinjer som gör det möjligt för företag att identifiera och verifiera sina kunder för att skydda sig mot finansiell brottslighet som bedrägeri, penningtvätt och finansiering av terrorism.

Syftet med kundkännedom är att samla tillräckligt med information om kunderna för att bedöma eventuella risker de kan utgöra. Kärnan i kundkännedomsprocessen är att samla relevant information om kunderna för att verifiera deras identitet, bedöma deras bakgrund och förstå deras ekonomiska transaktioner och beteenden. Genom detta arbete kan företag bekräfta att kunderna är de som de hävdar att vara, samt bedöma och agera på eventuella risker de kan utgöra.

Hur fungerar processen kring kundkännedom? 

Steg 1 - Kundidentifiering

Den första delen av kundkännedomsprocessen är att identifiera och verifiera dina kunder. Detta kräver att insamling av grundläggande information som namn, adress, födelsedatum, identifikationsnummer och mer. En del i identifieringen är att verifiera att informationen stämmer, vilket innebär att kontrollera den tillhandahållna informationen mot pålitliga källor som offentliga databaser, externa och interna datakällor. Några viktiga steg inom kundidentifiering inkluderar:

• Insamling av personlig information som juridiskt namn, födelsedatum, adress, telefonnummer, e-post, etc.
• Verifiera att namn, födelsedatum, adress och annan information matchar officiella ID-handlingar, dokument eller databaser.
• Screening av kundnamn mot övervakningslistor som sanktionslistor, politiskt exponerade personer (PEP)-listor eller andra screeninglistor som kan indikera att kunden har en hög risk. 
• Validera information så som telefon och e-post genom bekräftelsemeddelanden och ta fotografier, signaturer och biometri för att bekräfta identiteten. 
• Efterfråga detaljer såsom yrke, inkomstkälla, och ifall det är tillämpbart, typ av verksamhet för att förstå kunden på djupet.
  

Kundidentifieringen är avgörande för att förhindra identitetsbedrägeri och säkerställa att företaget hanterar legitima kunder. Att verifiera data mot pålitliga externa och interna källor är avgörande för att autentisera kundinformationen. En stark kundidentifiering är det första steget i kundkännedomen för att minska risker. Det lägger också grunden för att förstå kunden bättre genom det efterföljande steget som 'r en due diligence på kunden. 

Steg 2 - Due diligence 

Det andra steget i din kundkännedomsprocess innebär att gå bortom bara att identifiera dina kunder till att förstå dem. Denna djupare nivå av due diligence innefattar följande: 

• Förstå kundens natur och förväntade beteende. Detta inkluderar att samla in detaljer om kundens yrke, förväntad kontohantering och källa till finansiella medel, för att nämna några exempel.
• Bedöma de risker som kunden utgör genom att utvärdera faktorer som kundens bakgrund, jurisdiktion, bransch eller relationer som kan indikera potential för olaglig verksamhet.
• Övervaka kontotransaktioner för att upptäcka ovanliga eller misstänkta transaktioner som inte stämmer överens med kundens profil. 
• Begära ytterligare dokument och data för att komplettera din förståelse av högriskkunder. Politiskt exponerade personer, utlänningar eller kunder inom branscher som kräver förstärkt due diligence. 
• Genomföra löpande kontroller även efter att kunden onboardats för att verifiera att kundinformationen fortfarande är korrekt och överensstämmande med den initiala informationen om kundens beteenden. 

Målet är att noggrant utvärdera kundens förväntade beteendemönster och dess risknivå. Det get företaget bättre förutsättningar att övervaka och upptäcka eventuell oegentlig finansiering eller avvikande transaktioner som kan uppstå.

Steg 3 - Löpande kundkännedom

Det är avgörande att hålla kundinformationen uppdaterad för en effektiv process kring kundkännedom. När kundens omständigheter förändras måste företaget uppdatera kundprofilen därefter. Detta innebär regelbunden granskning och uppdatering av dokument, data och annan information, som erhållits under de inledande faserna av identifiering, verifiering och due diligence. 

Finansiella institutioner måste övervaka kontotransaktioner för att upptäcka eventuell ovanlig aktivitet som inte stämmer överens med kundens förväntade beteende eller när det råder misstankar kring ett visst beteende. Utdaterad eller felaktig kundinformation kan leda till minskad förståelse för kunden och gör det svårt att övervaka deras aktivitet, och kan därmed sätta företaget i en situation av bristfällig regelefterlevnad eller hög riskexponering. 

Genom löpande kundkännedom ges företaget en möjlighet att ompröva risken för kunden och vidta lämpliga åtgärder för att minska riskerna. Det kan kräva förstärkt due diligence, uppdatering av kundinformation eller till och med avslutande av kundrelationen om riskerna inte kan hanteras.

Att implementera en fungerande process kring kundkännedom, kräver ständig utveckling baserat på din företagstyp, kundbehov, lokala regelverk och omständigheter. 

Varför kundkännedom är central i regelefterlevnad

Kundkännedom är vital för att företag ska kunna verka lagligt och för att undvika sanktioner och andra straffrättsliga påföljder. Dokumentation kring kundkännedomsprocessen, register och metoder krävs ofta för reglerande rapporteringssyften. Genom att implementera en struktur underlättar och säkerställer företagen transparens och gör det möjligt att visa sin efterlevnad av gällande lagar och föreskrifter. 

Efterlevnad av kundkännedom är avgörande för att bevara företagets rykte och integritet. Att upprätthålla höga standarder för kundkännedom skapar förtroende hos kunder och intressenter och visar engagemang att man är en bidragande institution av upprätthållandet av de ekonomiska strukturer bidrar till kampen mot finansiell brottslighet.