En guide för att genomföra effektiva PEP-kontroller

Att förstå vikten av att genomföra effektiva PEP-kontroller (politiskt exponerade personer, eller politically exposed persons på engelska) är avgörande för personal som arbetar med efterlevnad av penningtvättslagen.

Med tanke på deras inflytelserika positioner utgör PEP:er betydande risker relaterade till mutor, korruption och penningtvätt. Därför måste du implementera robusta PEP-kontroller för att hantera dessa risker och upprätthålla AML-efterlevnad.

I den här guiden ger vi en inblick i nödvändigheten av PEP-kontroller, de steg som ingår och tips för effektiv implementering.

Vad är en PEP-kontroll?

En PEP-kontroll är en process som används för att identifiera och bedöma riskerna med PEP:er, personer som är eller har varit betrodda i offentliga funktioner.

Som AML-ansvarig är din förståelse och ditt genomförande av denna process viktiga komponenter i ett robust program mot penningtvätt (AML).

På grund av deras inflytelserika positioner och potentiella inblandning i mutor, korruption och andra olagliga finansiella aktiviteter utgör PEP:er en högre risk.

Att genomföra effektiva PEP-kontroller är därför avgörande för att din verksamhet ska kunna hantera dessa risker och följa AML-regelverken.

Varför är PEP-kontroller nödvändiga för ditt AML-arbete?

PEP-kontroller är viktiga för ditt företags AML-arbete av flera skäl:

1. Minska de risker som är förknippade med PEP: PEP:er har inflytelserika positioner och kan potentiellt missbruka sin makt för olagliga finansiella aktiviteter. Att identifiera PEP:er med hög risk hjälper dig att motverka olagliga aktiviteter som penningtvätt, korruption och mutor.
2. Följa regelverk och föreskrifter: AML-regler och myndigheter ålägger finansinstitut att genomföra kundkännedom på PEP:er, till exempel att fastställa ursprunget för tillgångar som innehas. Bristande efterlevnad kan leda till allvarliga påföljder och skada ditt företags rykte.
3. Förbättrad övervakning: PEP:s transaktioner och relationer behöver övervakas kontinuerligt på grund av deras höga profil och inflytande. Denna fortlöpande vaksamhet kan bidra till att upptäcka och identifiera misstänkta aktiviteter tidigt och i slutändan förhindra finansiella brott.
4. Skydda ditt företags rykte: Ett noggrant genomförande av PEP-kontroller är avgörande för att din verksamhet ska kunna upprätthålla förtroendet hos kunder och intressenter.
5. Upprätthålla en holistisk riskbedömning: PEP-kontroller bidrar till en omfattande riskbedömning, vilket gör det möjligt för dig att skräddarsy dina riskhanteringsstrategier på ett effektivt sätt.

Vilka är de nödvändiga stegen för att genomföra en PEP-kontroll?

Att genomföra en PEP-kontroll omfattar flera viktiga steg för att säkerställa noggrannhet och efterlevnad av reglerna för penningtvätt:

1. Identifiering: Det allra första steget är att avgöra om en person är en PEP. Detta innebär kontroll av deras identitet mot kända listor och databaser över PEP:er under kundkännedomsprocessen (customer due diligence, CDD).

När du genomför en PEP-kontroll måste du samla in information som är nödvändig för identifiering, till exempel:

• Fullständigt namn.
• Födelsedatum.
• Kön.
• Land där personen är politiskt exponerad.
• Politiskt exponerade roller: Detaljer om personens roller eller utnämningar, inklusive datum och tjänsteår.
• Aktuell status eller avgångsdatum: Om personen inte längre innehar befattningen ska datumet då personen lämnade tjänsten registreras.

2. Riskbedömning: När du har verifierat en PEP måste du bedöma den risknivå som personen utgör utifrån faktorer som ursprungsland, typ av politisk exponering och kända finansiella transaktioner.

3. Utökad kundkännedom (enhanced due diligence, EDD): För att samla in mer djupgående information måste du genomföra skärpta åtgärder på personer som bedöms vara PEP:er med hög risk. Det kan handla om att förstå deras källa till rikedom, syftet med deras transaktioner och deras affärsrelationer.

4. Kontinuerlig övervakning och granskning: För att identifiera misstänkt aktivitet, bör du genomföra löpande övervakning av personens transaktioner och affärsförbindelser. Du bör regelbundet se över PEP:ns status, eftersom risknivån kan förändras över tid.

5. Journalföring: Förvara detaljerade register över alla steg som tas under PEP-kontrollprocessen, inklusive hur beslut fattades och eventuell ytterligare information som samlades in. Detta är avgörande för att visa tillsynsmyndigheterna att reglerna följs.

6. Beslutsfattande: Baserat på den insamlade informationen beslutar du om du ska gå vidare med en affärsrelation, tillämpa ytterligare kontroller eller lämna in en rapport till relevanta myndigheter.

7. Utbildning och medvetenhet: Se till att all relevant personal utbildas i att identifiera PEP:er och känner till de rutiner som ska följas när en PEP upptäcks.

7 tips för effektiva PEP-kontroller

För att säkerställa en framgångsrik PEP-kontroll bör du överväga följande tips:

1. Använd tillförlitliga databaser: Använd välrenommerade och uppdaterade databaser som innehåller listor över politiker, regeringstjänstemän och deras familjemedlemmar.
2. Automatisera PEP-screeningprocessen: Du kan implementera automatiserade screeningverktyg för att kontrollera kunddata mot PEP-databaser. Se till att databaserna uppdateras regelbundet så att de är korrekta.
3. Implementera ett riskbaserat tillvägagångssätt: Anpassa dina PEP-kontroller utifrån risk genom att ta hänsyn till faktorer som personens position, ursprungsland och typ av exponering.
4. Identifiera familjemedlemmar i politiskt utsatt ställning: Utöka kontrollerna till att omfatta familjemedlemmar och nära medarbetare till PEP:er, eftersom de också kan utgöra en hög risk på grund av sin koppling.
5. Tillämpa tydliga policyer och rutiner: Upprätta väldefinierade interna policyer och rutiner för PEP-kontroller och dokumentera de steg som ska följas när en PEP identifieras.
6. Dokumentera processen: För revisioner och myndighetsgranskningar ska du föra detaljerade register över PEP-kontroller, inklusive motiveringen till besluten.
7. Håll dig informerad: Följ regeluppdateringar och förändringar som rör PEP:er för att säkerställa att efterlevnadskraven uppfylls och att processerna förblir effektiva.

Hur Trapets kan hjälpa dig med din PEP-kontroll

Den finansiella brottsligheten utvecklas, vilket gör det viktigt att noggrant granska kunderna och bedöma deras risknivåer innan de börjar arbeta med dem. Dessutom är kontinuerlig övervakning nödvändig för att följa regler och förhindra finansiell brottslighet.

Med Trapets Screening kan du använda säker teknik och aktuella datakällor för att screena kunder mot sanktioner, PEP/RCA-listor, UBO-information och adverse media.

Det minimerar också det manuella arbetet med screening, vilket gör att du kan fokusera på att identifiera och rapportera misstänkt aktivitet för att skydda din verksamhet.